Hinweismanagement – Brauche ich das wirklich?

Gedankenanregung vorab: Wenn allein die Initiative einer Einzelperson ausreichen könnte, einen Betrieb existenziell zu gefährden (mit eventuell sogar mehreren Hundert betroffenen Mitarbeitern), dann hat dieses Unternehmen ein viel größeres Problem als nur die Einrichtung eines Hinweissystems.

Doch fangen wir mal mit ein bisschen Hintergrundinfo an. Was ist das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz und warum betrifft es auch jemanden mit einem verhältnismäßig kleinen Betrieb? Das Hinweisgeberschutzgesetz ist die deutsche Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie, die erstmals EU-weit einen standardisierten Schutz für Hinweisgeber festlegen will. Das Gesetz regelt den Schutz natürlicher Personen (als Sie und ich), die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die internen oder externen Meldestellen weitergeben. Das Hinweisgeberschutzgesetz verbietet jegliche Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen gegenüber diesen sogenannten Whistleblowern (spätestens seit Snowden sollten Ihnen der Begriff schon bekannt sein), bisher sind Hinweisgebende nur unzureichend vor negativen Konsequenzen geschützt.

Die Mitgliedstaaten der EU hätten die Direktive bis zum 17. Dezember 2021 in nationale Gesetze überführt haben müssen. Das hat ja schon mal nicht geklappt in Deutschland. In diesem Fall könnten sich Hinweisgebende jetzt aber auf die EU-Richtlinie berufen und gegebenenfalls Schadensersatz von der Bundesrepublik Deutschland fordern, wie z. B. es die Süddeutsche Zeitung ausmalt.

Was bedeutet „Hinweisgeberschutz“ und wieso brauchen wir das?

Hinweisgeberschutz bedeutet, dass Personen (Hinweisgeber oder auch „Whistleblower“ genannt), die mit einer Meldung illegale Missstände aufdecken und damit die Gesellschaft unterstützen, vor Repressalien durch ein Gesetz geschützt sind. Zum Beispiel die Kassiererin im Supermarkt, die merkt, dass der Filialleiter verdorbene Lebensmittel umetikettiert; der Buchhalter, der entdeckt, dass der CEO seine privaten Reisen über das Firmenkonto finanziert – beide stellen sich vermutlich die gleiche Frage: Sollen sie den Missstand melden und so ihre Zukunft gefährden? Wer auf Missstände hinweist, muss nicht nur um seinen Job bangen, sondern findet auch häufig keinen neuen. Whistleblower genießen bisher keinen umfassenden Schutz, obwohl sie oft unter Einsatz großer beruflicher und privater Risiken die Gesellschaft über Missstände aufklären. Noch zu weit verbreitet ist die Stigmatisierung des „Denunzianten“, dabei erfordert es viel Mut, Missstände offenzulegen.

Trotz oder gerade wegen aktueller Skandale wie der Maskenaffäre (den Vorfällen in den Jahren 2020 und 2021 von mutmaßlicher Vorteilsnahme mehrerer Bundestags- und Landtagsabgeordneter der CDU und CSU, anders gesagt: KORRUPTION) waren es die unionsgeführten Ministerien, die bisher auf der Bremse standen und den existierenden Gesetzesentwurf zum Hinweisgeberschutz abgelehnt haben. Aber langsam nimmt die Umsetzung der EU-Richtlinie mit der neuen Regierung in Deutschland an Fahrt auf, zu mindestens hat sich die neue Koalition aus SPD, Grünen und FDP klar pro Whistleblowerschutz positioniert. In ihrem Koalitionsvertrag haben sich die drei Ampel-Parteien darauf geeinigt, die EU-Whistleblower-Richtlinie „rechtssicher und praktikabel“ umzusetzen. Und auch wenn es das deutsche Gesetz noch nicht gibt, berücksichtigen die Richter im Zweifel eines Verfahrens die EU Richtlinie bzw. das Vorhandensein von präventiven Compliance Maßnahmen im Unternehmen.

Was müssen Unternehmen jetzt aber über das Hinweisgeberschutzgesetz wissen, um vorbereitet zu sein?

Hier die key points:

• Unternehmen und Organisationen ab 50 Mitarbeitende müssen sichere Hinweisgebersysteme einführen, z. B. ein elektronisches Hinweisgebersystem, durch Kontakt mit Mitarbeitern aus der internen Compliance-Abteilung oder einer externen Ombudsperson (oftmals wird ein digitales System auch mit eine, externen Berater, also kein Mitarbeiter des Unternehmens mangels Kapazität, kombiniert)

• Das Verfahren der Meldungsabgabe muss mündlich, schriftlich und auf Wunsch auch persönlich möglich sein

• Die interne Meldestelle muss dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen den Eingang der Meldung bestätigen

• Innerhalb von drei Monaten muss die Meldestelle die hinweisgebende Person darüber informieren, welche Maßnahmen in Folge ergriffen wurden, z. B. die Einleitung interner Untersuchungen oder die Weitergabe der Meldung an die zuständige Behörde

Das Gesetz will außerdem zwei gleichwertige Meldekanäle für Whistleblower festlegen. Neben dem internen Meldekanal wird es eine externe Stelle, die voraussichtlich beim Bundesdatenschutzbeauftragten angesiedelt wird, geben. Bei Verstößen gegen Buchführungsregeln, Aktionärsrechte und ähnliches soll die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) die externe Meldestelle werden. Hinweisgeber haben ein Wahlrecht, d.h. sie können frei entscheiden, ob sie interne Meldungen oder Hinweise über die externe Meldestelle abgeben möchten. Interne Meldestellen haben somit keinen Vorrang mehr vor externen Meldungen wie bisher. Die EU Richtlinie empfiehlt ausdrücklich, Anreize zu schaffen, damit hinweisgebende Personen vorzugsweise auf interne Hinweisgebersysteme zurückzugreifen. Der Vorteil für Ihr Unternehmen ist natürlich, dass Sie dadurch in die Lage versetzt werden, frühzeitig von Verstößen zu erfahren (bevor es zum Beispiel die Staatsanwaltschaft tut!) und entsprechende Gegenmaßnahmen und Ermittlungen einzuleiten. Insofern sollten Unternehmen sich rechtzeitig um die Einrichtung professioneller Compliance-Strukturen kümmern, um die Meldung des Whistleblowers über externe Meldekanäle zu verhindern. MLM Ethics & Compliance steht dabei selbstverständlich beratend zur Verfügung.

Die Praxis zeigt, dass ein Hinweisgebersystem insbesondere dann erfolgreich ist, wenn es in eine vertrauensvolle und transparente Unternehmenskultur eingebettet ist. Über das Thema Unternehmenskultur und Ethics & Compliance Management haben wir ja bereits im vorherigen Blogpost gesprochen und die Notwendigkeit dafür wird durch das Thema Hinweisgeberschutzgesetz absolut bestätigt. Nochmal zur Erinnerung hier die Vorteile der Investition (von Zeit, Gedanken und vielleicht etwas Geld) in ein Compliance Management System und, als essentieller Bestandteil davon, ein internes Meldesystem. Ihre Organisation

• erfüllt die gesetzlichen Vorgaben,

• schützt sich selbst und ihre Mitarbeiter vor Geld- oder Haftstrafen,

• verbessert Ihre Attraktivität gegenüber Geschäftskunden, Partnern, Investoren, Banken und Mitarbeitern,

• erhöht die eigene Professionalität,

• fördert eine moderne Speak-Up-Kultur

• schützt die Reputation,

• erkennt Risiken früher

• und kann so früh und proaktiv gegen Verstöße vorgehen.

Gut, und was heißt das jetzt für die praktische Umsetzung?

Welche Hinweiskanäle eignen sich überhaupt für die Art und Größe Ihres Unternehmens, kostet das viel, muss es anonym sein und wer soll die Fälle bearbeiten, die ja dann eventuell darüber gemeldet werden?

Es soll zwar keine Pflicht zur Bearbeitung anonymer Hinweise geben. Allerdings spricht vieles für eine anonyme Meldeoption, gegeben durch die Einrichtung eines digitalen Hinweisgebersystems. Auch für mittelständische Unternehmen oder kleine Firmen gibt es bereits kostengünstige Lösungen. Viele Organisationen haben die Vorteile anonymer Meldewege längst erkannt und nutzen diese, um die Zahl der wertvollen Meldungen zu erhöhen. Denn nur wer wertvolle Hinweise erhält, kann als Unternehmen proaktiv und frühzeitig gegen Missstände vorgehen, Risiken minimieren und so den langfristigen Erfolg des Unternehmens sichern. Mit digitalen Hinweisgebersystem lässt sich auch die Fallbearbeitung datenschutzkonform bearbeiten und dokumentieren, weshalb es in jedem Fall empfehlenswert ist, diese Option als Hinweisgeberkanal zu wählen.

Gerade kleine Unternehmen haben keine (finanziellen und zeitlichen) Kapazitäten, jemanden Vollzeit für das Thema Compliance und somit auch Hinweismanagement einzustellen und die Kanäle zu verwalten. Externe Berater miteinzubeziehen ist daher an der Stelle eine übliche Vorgehensweise (wie zum Beispiel MLM Ethics and Compliance).

Last but not least, das Gesetz gibt es ja noch nicht, muss man hier denn wirklich schon aktiv werden?

Die Antwort ist klar: Ja. Unabhängig von dem deutschen Gesetz kann erstens die EU Richtlinie auch unmittelbar gelten, zweitens wird das Gesetz in jedem Fall kommen, drittens sind die oben beschrieben Vorteile interner Meldekanäle zu groß um darauf verzichten zu wollen und viertens ist Hinweismanagement ein essenzieller Bestandteil einer vertrauensvollen, fairen, transparenten Unternehmenskultur. Nur mit ethisch korrektem Verhalten im Geschäftsalltag wird Ihr Unternehmen nachhaltig erfolgreich sein. MLM Ethics and Compliance steht beratend nicht nur zur Einrichtung eines effektiven Hinweismanagements, sondern auch zu allen weiteren Fragen in Bezug auf aktives und intentionales Business Ethics & Compliance Management zur Verfügung.